Datenschutzerklärung

(nach DSGVO und DSG)

Soletum Insurance Broker AG («Soletum» oder «wir») ist ein regulierter Versicherungsbroker in der Schweiz. Im Rahmen unserer geschäftlichen Tätigkeiten beschaffen und bearbeiten wir Personendaten, insbesondere Personendaten von unseren Kunden, potentiellen Kunden und Teilnehmern von Veranstaltungen («Kundendaten»), Besuchern unserer Website («Nutzerdaten») sowie Arbeitnehmern und Bewerbenden («Arbeitnehmerdaten»). Diese Personen werden nachfolgend auch als «Sie» bezeichnet.

Wenn Sie uns Daten über andere Personen (z.B. versicherte Personen, Begünstigte, Arbeitnehmer, Vertreter oder sonstige verbundene Personen) bekanntgeben, gehen wir davon aus, dass Sie dazu befugt und diese Daten korrekt sind, und Sie sichergestellt haben, dass diese Personen über diese Bekanntgabe informiert sind, soweit eine rechtliche Informationspflicht gilt (z.B. indem ihnen die vorliegende Datenschutzerklärung vorgängig zur Kenntnis gebracht wurde).  

Diese Datenschutzerklärung basiert sowohl auf der Datenschutz-Grundverordnung der EU («DSGVO») als auch auf dem Datenschutzgesetz der Schweiz («DSG»).

1. Allgemeines

Verantwortlicher:

Für in dieser Datenschutzerklärung beschriebene Bearbeitung ist datenschutzrechtlich verantwortlich:

Soletum Insurance Broker AG

Kluggasse 2

CH-8640 Rapperswil-Jona

info@soletum.ch

Rechte der betroffenen Personen:

Sie haben ein Recht auf Auskunft seitens der Soletum über die Personendaten (Art. 15 DSGVO, Art. 25 DSG), ein Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO, Art. 32 DSG), ein Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO, Art. 32 DSG), ein Recht auf Einschränkung der Bearbeitung (Art. 18 DSGVO, Art. 32 DSG), ein Widerspruchsrecht gegen die Bearbeitung, insbesondere im Fall der Bearbeitung zum Zweck des Direktmarketings (Art. 21 DSGVO, Art. 32 DSG) sowie ein Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO, Art. 28 DSG).

Widerruf der Einwilligung:

Soweit die Bearbeitung von Personendaten auf Ihrer Einwilligung beruht, haben Sie das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen.

Automatisierte Entscheidungsfindung; Profiling:

Es findet durch Soletum weder eine automatisierte Entscheidungsfindung noch ein Profiling statt.

Bekanntgabe ins Ausland:

Die Personendaten können von den Auftragsbearbeitern mit Einwilligung der Soletum an Unterauftragsbearbeiter in einen EU- oder EWR-Mitgliedstaat mit gleichwertigem Datenschutz oder in ein anderes Land ohne gleichwertigen Datenschutz übermittelt werden. Bei einer Übermittlung in ein Land ohne gleichwertigen Datenschutz muss sich der Empfänger im Regelfall zur Einhaltung eines ausreichenden Datenschutzniveaus verpflichten.

Dauer der Datenspeicherung:

Wir bearbeiten Personendaten grundsätzlich so lange, wie es unsere Bearbeitungszwecke, die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen und unsere berechtigten Interessen es verlangen oder eine Speicherung technisch bedingt ist (z.B. im Falle von Backups oder Dokumentenmanagementsystemen). Aufgrund gesetzlicher Vorschriften werden insbesondere Buchungsbelege zehn Jahre und Steuerbelege je nach Steuergesetzgebung noch länger aufbewahrt, auch wenn diese Personendaten enthalten. Stehen keine rechtlichen oder vertraglichen Pflichten oder technische Gründe entgegen, löschen oder anonymisieren wir Kundendaten grundsätzlich nach Ablauf der Speicher- oder Bearbeitungsdauer im Rahmen unserer üblichen Abläufe und in Einklang mit unserer Aufbewahrungsrichtlinie.

Zusätzliche Hinweise nach DSGVO:

Soweit die Datenbearbeitung der DSGVO unterliegt, weisen wir Sie zusätzlich auf Folgendes hin:

• Sofern Sie bestimmte Personendaten nicht nennen, kann dies dazu führen, dass die Erbringung der damit zusammenhängenden Dienstleistungen oder ein Vertragsabschluss nicht möglich ist. Wir geben grundsätzlich an, wo von uns verlangte Personendaten zwingend sind.
• Sofern Sie mit unserem Umgang mit Ihren Rechten oder dem Datenschutz nicht einverstanden sind, teilen Sie uns das bitte mit. Wenn Sie sich im EWR befinden, haben Sie zudem das Recht, sich bei de Datenschutz-Aufsichtsbehörde Ihres Landes zu beschweren (Liste der Behörden im EWR unter https://edpb.europa.eu/about-edpb/board/mebers_de).

Anpassung der Datenschutzerklärung:

Veränderungen und Entwicklungen bei der Bearbeitung von Personendaten durch Soletum kann eine Anpassung dieser Datenschutzerklärung erforderlich machen. Deshalb ist es empfehlenswert, diese Datenschutzerklärung auf der Website der Soletum von Zeit zu Zeit zu lesen.

2. Versicherungsvermittlung

Datenbeschaffung und Kategorien von Personendaten:

Soletum beschafft die Personendaten bei der betroffenen Person oder bei Dritten (z.B. Kunden, Versicherungsunternehmen, öffentlich zugängliche Quellen).

Es werden folgende Kategorien von Personendaten von Kunden bzw. Versicherungsnehmern sowie allenfalls versicherten Personen und Begünstigten im Rahmen der Versicherungsvermittlung beschafft und bearbeitet:

• Bestandsdaten (z.B. Namen, Adresse);
• Kontaktdaten (z.B. E-Mail, Telefonnummer);
• Inhaltsdaten (z.B. Texteingaben, Fotos, Videos);
• versicherungsbezogene Daten (z.B. Versicherungsantrag);
• Schadendaten (z.B. unfallbezogene Daten);  
• Gesundheitsdaten (z.B. besondere Ausschlüsse, Krankheitsdaten).

Zweck und Rechtsgrundlage:

Personendaten werden zum Zweck des Versicherungsvermittlungsgeschäfts der Soletum bearbeitet. Diese werden auch zu entsprechenden Werbezwecken bearbeitet. Die Bearbeitung der Daten des Vertragspartners erfolgt in unmittelbarem Zusammenhang mit dem Abschluss oder der Abwicklung des Mandatsvertrags und ist entsprechend gerechtfertigt. Die Bearbeitung von Personendaten zu Werbezwecken erfolgt auf der Grundlage der Einwilligung des Vertragspartners.

Grundsätzlich können wir die Personendaten im Kontext der Versicherungsvermittlung insbesondere zu den folgenden Zwecken beschaffen oder sonst bearbeiten:

• Kommunikation: Wir bearbeiten Personendaten, damit wir mit Ihnen sowie mit Dritten über E-Mail, Telefon, brieflich oder anderweitig kommunizieren können (z.B. zur Beantwortung von Anfragen).
• Anbahnung und Abschluss von Verträgen: Im Hinblick auf den Abschluss eines Vertrags, wie etwa eines Vermittlungsvertrags, können wir insbesondere Ihren Namen, Kontaktdaten, Vollmachten, Informationen über Dritte (z.B. Kontaktpersonen) Vertragsinhalte, Abschlussdaten sowie weiteren Daten beschaffen oder sonst bearbeiten.
• Verwaltung und Abwicklung von Verträgen: Wir beschaffen und bearbeiten Personendaten, damit wir unsere vertraglichen Pflichten gegenüber unseren Vertragspartnern einhalten und insbesondere die vertraglichen Leistungen erbringen und einfordern können.  
• Sicherheitszwecke: Wir beschaffen und bearbeiten Personendaten, um die angemessene Sicherheit unserer IT zu gewährleisten und laufend zu verbessern. Hierzu gehören z.B. die Überwachung und die Kontrolle von elektronischen Zugriffen auf unsere IT-Systeme.
• Compliance: Wir beschaffen und bearbeiten Personendaten zur Einhaltung geltender Gesetze, Selbstregulierungen und Branchenstandards.
• Risikomanagement und Unternehmensführung: Wir beschaffen und bearbeiten Personendaten im Rahmen des Risikomanagements (z.B. Schutz vor deliktischen Aktivitäten) und der Unternehmensführung (z.B. Betriebsorganisation wie Ressourcenplanung).

Empfänger von Personendaten:

Personendaten werden im Rahmen der Versicherungsvermittlung der Soletum an Versicherungsunternehmen und allenfalls Dienstleister von Versicherungsunternehmen übermittelt.

Wir übermitteln Kundendaten teilweise an Auftragsbearbeiter. Diese Auftragsbearbeiter übermitteln die Personendaten mit unserer Zustimmung teilweise an Unterauftragsbearbeiter.

3. Website

Datenbeschaffung, Kategorien von Personendaten:

Soletum beschafft die Personendaten bei der betroffenen Person oder bei Dritten (z.B. soziale Netzwerke).

Es werden folgende Kategorien von Personendaten von Nutzern der Website beschafft und bearbeitet:

• Nutzungsdaten;
• Konversationsdaten (z.B. Mitteilung des Nutzers über Website);
• Social Network Daten aufgrund von Profilseiten der Soletum auf sozialen Netzwerken (z.B. Messenger Services, Social Plugins);
• Geräte- und Zugangsdaten: Bei der Nutzung von Online- und mobilen Diensten ist es unvermeidlich, dass technische Daten erzeugt und verarbeitet werden, um die angebotenen Funktionen und Inhalte bereitzustellen und auf Ihrem Gerät anzuzeigen.

Zweck und Rechtsgrundlage:

Es werden Personendaten bearbeitet, damit den Nutzern über die Website der Soletum Dienstleistungen angeboten werden können. Die Datenbearbeitung erfolgt auf der Grundlage der Einwilligung der Nutzer. Indem der Nutzer auf die Website der Soletum zugreift, ist er mit der Bearbeitung seiner Personendaten gemäss Datenschutzerklärung und Nutzungsbedingungen einverstanden.

Grundsätzlich können wir die Personendaten im Kontext der Website insbesondere zu den folgenden Zwecken beschaffen oder sonst bearbeiten:

• Betrieb von Website: Um unsere Website sicher und stabil betreiben zu können, erheben wir technische Daten, wie z.B. IP-Adresse, Angaben über das Betriebssystem und Einstellungen Ihres Endgeräts, die Region, den Zeitpunkt und die Art der Nutzung. Zudem verwenden wir Cookies und ähnliche Technologien (für weitere Informationen siehe hinten).
• Verbesserung von elektronischen Angeboten: Um unsere Website laufend zu verbessern, erheben wird Daten über Ihr Verhalten und Ihre Präferenzen, indem wir beispielsweise analysieren, wie Sie durch unsere Website navigieren.

Empfänger von Personendaten:

Soletum übermittelt Personendaten teilweise an Auftragsbearbeiter. Diese Auftragsbearbeiter übermitteln die Personendaten mit unserer Zustimmung teilweise an Unterauftragsbearbeiter.

Cookies und ähnliche Technologien:

Bei der Nutzung unserer Website fallen Daten an, die in Protokollen gespeichert werden (insbesondere technische Daten). Zudem können wir Cookies und ähnliche Techniken (z.B. Pixel-Tags oder Fingerprints) einsetzen, um Website-Besucher wiederzuerkennen, ihr Verhalten auszuwerten und Präferenzen zu erkennen. Ein Cookie ist eine kleine Datei, die zwischen dem Server und Ihrem System übermittelt wird und die Wiedererkennung eines bestimmten Geräts oder Browsers ermöglicht.

Sie können Ihren Browser so einstellen, dass dieser Cookies automatisch ablehnt, akzeptiert oder löscht. Sie können auch Cookies im Einzelfall deaktivieren oder löschen. Wie Sie die Cookies in Ihrem Browser verwalten können, erfahren Sie im Hilfemenü Ihres Browsers.

Sowohl die von uns erhobenen technischen Daten als auch Cookies enthalten in der Regel keine Personendaten. Allerdings können Personendaten, die wir oder von uns beauftragte Drittanbieter von Ihnen speichern (z.B. wenn Sie ein Benutzerkonto bei uns oder diesen Anbietern haben), mit den technischen Daten bzw. mit den in Cookies gespeicherten und aus ihnen gewonnenen Informationen und damit möglicherweise mit Ihrer Person verknüpft werden.

Daneben nutzen wir eigene Tools sowie Dienste von Drittanbietern (welche ihrerseits Cookies einsetzen können) auf unserer Website, insbesondere um die Funktionalität oder den Inhalt unserer Website zu verbessern (z.B. Integration von Videos oder Karten), Statistiken zu erstellen sowie Werbung zu schalten.

Derzeit können wir Angebote der folgenden Dienstleister und Werbepartner verwenden, wobei ihre Kontaktdaten und weitere Informationen zu den einzelnen Datenbearbeitungen in der jeweiligen Datenschutzerklärung abrufbar ist:

• Google Analytics
  Anbieter: Google Irland
  Datenschutzhinweise: https://support.google.com/analytics/answer/6004245
  Informationen für Google-Konten: https://policies.google.com/technologies/partner-sites?hl=de
• Google Re / Marketing-Services

Anbieter: Google USA

Datenschutzhinweise: https://policies.google.com/privacy?hl=de

• Google Maps

Anbieter: Google USA

Datenschutzhinweise: https://policies.google.com/privacy?hl=de

Soziale Netzwerke:

Soletum kann auf sozialen Netzwerken und anderen von Dritten betriebenen Plattformen Seiten und sonstige Online-Präsenzen betreiben und in diesem Zusammenhang Daten über Sie bearbeiten. Gegebenenfalls erhalten wir Daten von Ihnen (z.B., wenn Sie mit uns kommunizieren oder unsere Inhalte kommentieren) und von den Plattformen (z.B. Statistiken). Die Anbieter der Plattformen können Ihre Nutzung analysieren und diese Daten zusammen mit anderen Daten, die ihnen über Sie vorliegen, bearbeiten. Sie bearbeiten diese Daten auch für ihre eigenen Zwecke (z.B. Marketing- und Marktforschungszwecke und zur Verwaltung ihrer Plattformen), und handeln zu diesem Zweck als eigene Verantwortliche. Weitere Informationen zur Bearbeitung durch die Plattformbetreiber entnehmen Sie bitte den Datenschutzerklärungen der jeweiligen Plattformen.

Wir sind berechtigt, aber nicht verpflichtet, Fremdinhalte vor oder nach ihrer Veröffentlichung auf unseren Online-Präsenzen zu überprüfen, Inhalte ohne Ankündigung zu löschen und sie gegebenenfalls dem Anbieter der betreffenden Plattform zu melden.

Plattformbetreiber können sich ausserhalb der Schweiz befinden. Wir verweisen diesbezüglich auf die Ausführungen zur «Bekanntgabe ins Ausland».

4. Arbeitsverhältnis

Datenbeschaffung, Kategorien von Personendaten:

Soletum beschafft die Personendaten bei der betroffenen Person oder bei Dritten (z.B. genehmigte Referenzpersonen, öffentlich zugängliche Quellen).

Es werden folgende Kategorien von Personendaten im Kontext des Arbeitsverhältnisses beschafft und bearbeitet:

• Bestandsdaten (z.B. Name, Adresse);
• Kontaktdaten (z.B. E-Mail, Telefonnummer);
• Angaben zu Familienangehörigen;
• arbeitsbezogene Daten;
• Sozialversicherungsdaten;
• Angaben zu Bankkonto;
• Gesundheitsdaten (z.B. Angaben zu Krankheit, Unfall).

Zweck und Rechtsgrundlage:

Es werden Personendaten zum Zweck des Abschlusses und der Durchführung des Arbeitsverhältnisses bearbeitet. Dabei erfolgt die Datenbearbeitung in unmittelbarem Zusammenhang mit dem Abschluss oder der Abwicklung des Arbeitsvertrags oder beruht auf einem überwiegenden Interesse des Arbeitgebers oder auf Gesetz (z.B. Sozialversicherungsangaben) und ist dementsprechend gerechtfertigt. Sie kann teilweise auch auf der Grundlage einer Einwilligung erfolgen.

Grundsätzlich können wir die Personendaten im Kontext der Arbeitsverhältnisse insbesondere zu den folgenden Zwecken beschaffen oder sonst bearbeiten:

• Stellenbewerbung: Wenn Sie sich für eine Stelle bewerben, beschaffen und bearbeiten wir die entsprechenden Daten zum Zweck der Prüfung der Bewerbung, der Durchführung des Bewerbungsverfahrens und bei erfolgreichen Bewerbungen für die Vorbereitung und den Abschluss eines entsprechenden Vertrags.
• HR: Wir bearbeiten die Daten unserer Mitarbeitenden im Rahmen verschiedener HR-Prozesse (z.B. interne Schulung, Arbeitseinsatz, Ferienplanung, Sozialversicherung etc.).

Empfänger von Personendaten:

Arbeitnehmerdaten werden entsprechend den gesetzlichen Vorschriften an Behörden und Sozialversicherungseinrichtungen übermittelt.

Wir übermittelt Personendaten teilweise an Auftragsbearbeiter. Diese Auftragsbearbeiter übermitteln die Personendaten mit unserer Zustimmung teilweise an Unterauftragsbearbeiter.